Business Canvas

Beschrijving

Het Business Canvas is ontwikkeld om facilitaire afdelingen (en daarnaast ook aanverwante “enabling departments” als IT, HRM, Finance, Control en Projectmanagement) te helpen om focus aan te brengen welke activiteiten het beste kunnen worden uitgevoerd om zo optimaal mogelijk waarde te creëren voor de organisatie. In een aantal sessies (begeleid door een consultant van The Enablers) wordt samen met alle collega’s gewerkt aan de invulling van het Business Canvas. Hiertoe hebben wij een programma ontwikkeld. Het is een leuke, speelse, interactieve en energieke manier om met elkaar aan de slag te gaan over de koers van de facilitaire afdeling en deze vooral vanuit strategisch, tactisch en operationeel perspectief concreet en tastbaar te maken voor iedereen.

Het Business Canvas kent de volgende stappen:

1. Bestaansrecht: waarom is er een facilitaire afdeling en welke waarde wordt toegevoegd aan de organisatie en het primaire proces (“waartoe is facilitair op aard”);
2. Trends en ontwikkelingen: welke trends en ontwikkelingen worden er gesignaleerd binnen het facilitaire werkveld en aanverwante vakgebieden die een positieve of een negatieve consequentie kunnen (en zullen) hebben in de toekomst. Hierbij wordt met name gekeken naar trends en ontwikkelingen binnen het facilitaire werkveld die een invloed hebben op de werkomgeving, inrichting en werkwijze van de facilitaire afdeling. Vanuit The Enablers zullen wij een analyse geven van de meest actuele trends en ontwikkelingen;
3. Toekomstbeeld: vanuit het bestaansrecht, de trends en ontwikkelingen wordt vervolgens het toekomstbeeld voor de eigen facilitaire organisatie geschetst, welke een basis vormt voor de strategische kaders van de facilitaire afdeling;
4. Manier van werken: de manier waarop de facilitaire afdeling wil (samen) werken. Hierbij kan gedacht worden aan de wijze waarop de facilitaire afdeling met haar strategische partners samenwerkt (zowel op hard als soft services), maar ook kan hierbij gedacht worden aan hoe je wilt samenwerken met (strategische) partners. Hierbij wordt ook gekeken welke mate van regievoering/regieknip hieruit voortvloeit en in welke mate je producten en/of diensten in eigen beheer moet doen of wilt uitbesteden (en waarom);
5. Strategische kaders: dit zijn de toetsingskaders waarlangs continu gecheckt kan worden of hetgeen de facilitaire afdeling onderneemt en levert, voldoet aan het afgesproken kader en opgelijnd is met het bestaansrecht en de ambitie van de moederorganisatie. Hierbij wordt ook gekeken naar unique selling points, kwaliteit prestatie indicatoren, te behalen service levels, etc.;
6. Aannames en uitgangspunten: binnen elke organisatie of samenwerkingsvorm geldt uiteindelijk dat we in de “echte wereld” leven en er dus altijd sprake is van bepaalde zaken die niet “maakbaar” zijn en waar je dus rekening mee dient te houden. Deze zijn van belang voor het kader waarbinnen de te ondernemen initiatieven, ten behoeve van de realisatie van de ambitie, worden vastgesteld. Deze aannames en uitgangspunten worden in kaart gebracht;
7. Strategische ambities: op basis van al het voorgaande worden de strategische ambities (op hoofdlijnen) gedefinieerd welke zowel voor de eigen facilitaire organisatie als de strategische partners gelden (denk hierbij aan een sourcing partner, leveranciers, accountmanagement, inkoop, contractmanagement, etc.);
8. Initiatieven realisatie ambitie: als alle voorgaande stappen zijn afgerond, worden op basis van de uitkomsten van de stappen en uitgaande van de gestelde kaders, aannames en uitgangspunten op basis van de gestelde ambities, de te ondernemen stappen gedefinieerd om de ambitie te kunnen realiseren. Gezamenlijk worden deze initiatieven concreet gemaakt en wordt uitgezet met welke initiatieven direct kan worden begonnen en welke meer voorwerk behoeven en op de langere termijn kunnen worden gerealiseerd.

Tenslotte worden in de Business Canvas sessies met elkaar commitment afgegeven op het Business Canvas en concreet gemaakt hoe te zorgen dat de gestelde ambities worden gerealiseerd door het op juiste wijze monitoren van de initiatieven. En uiteraard geldt hierbij dat deze tussentijds kunnen worden bijgesteld, zo lang maar duidelijk is voor iedereen op welke wijze dat plaatsvindt.